Control de cuentas por pagar: ¿Cómo hacerlo y qué beneficios brinda?

En general, las empresas y organizaciones deben llevar el control de sus cuentas por pagar para tener finanzas saludables y mantener una buena relación con sus proveedores. Por esta razón, y para ayudarte a tener un mejor control de tus finanzas, hoy te contaremos todo lo relacionado con las cuentas por pagar: qué son, cómo gestionarlas, los beneficios de una adecuada gestión y te daremos algunas recomendaciones para ello. ¡Comencemos!

¿Qué son las cuentas por pagar a proveedores?

Las cuentas por pagar consisten en pasivos corrientes o deudas de la organización con proveedores de servicios o bienes adquiridos. Por ejemplo, si un comercio adquiere mercancías a crédito, la compra realizada se debe situar en el archivo de cuentas por pagar.

En la mayoría de los comercios, las cuentas por pagar se usan para comprar materiales para generar productos que se pondrán a la venta. O bien, para proporcionar servicios a los clientes. Por esta razón, las cuentas por pagar son necesarias y se deben analizar ya que influyen en la liquidez de la organización.

Las empresas deben tener fondos suficientes para asegurarse de que podrán pagar sus cuentas pendientes. Usualmente, estos fondos provienen de las cuentas por cobrar, es decir, de los ingresos generados por las ventas.

Sin tener créditos con los proveedores, o servicios que se pagan después de haber sido proporcionados, las empresas y comercios tendrían serios problemas para operar eficazmente, ya que tendrían que pagar los bienes y servicios por adelantado, o al recibirlos, lo que añadiría presión al flujo de dinero.

¿Cómo se gestionan las cuentas por pagar a proveedores?

Para una gestión adecuada de las cuentas por pagar, se recomienda seguir estos pasos:

Completar una orden de compra

La orden de compra es el primer paso para documentar los bienes y servicios que la empresa solicita a un proveedor. Las órdenes de compra suelen contener:

• Número de orden
• Fecha en que se hizo el pedido
• Nombre de la empresa o proveedor
• Información de contacto
• Descripción del producto/servicio
• Cantidad de productos
• Precio unitario
• Método de envío
• Fecha de entrega
• Fecha de pago

Informes de recepción

Al recibir los bienes o servicios, el departamento correspondiente debe dar seguimiento para realizar un informe de recepción en el que se detalle la fecha de la misma, la cantidad y estado de los productos. Esta información se coteja con la de la orden de compra y con la factura del proveedor.

Recepción y trámite de la factura del proveedor

Los proveedores envían su factura a los clientes que reciben sus productos o servicios a crédito. Cuando el departamento de cuentas por pagar recibe la factura, debe verificar que la información coincida y se acreditará como gasto con una fecha específica a pagar.

Pago de las cuentas

Los pagos deben efectuarse en la fecha estipulada en el contrato, o de acuerdo a términos de crédito determinados, o bien, antes del vencimiento del estado de cuenta.

El incumplimiento o el retraso de pagos puede tener consecuencias como recargos, intereses o suspenciones de servicios o envíos.

Algunos proveedores de servicio ofrecen promociones por pago puntual o antes de tiempo, lo que ayuda a tener una mejor relación, más ofertas e incentivos por pago puntual.

Actualización de la información

Una vez efectuados los pagos, el departamento de cuentas por pagar debe cerrar la cuenta del proveedor del mes correspondiente, de modo que el monto pagado deje de aparecer como pasivo y pueda registrarse en el sistema de contabilidad.

Beneficios de manejar las cuentas por pagar

Como mencionamos, las cuentas por pagar son indispensables en todas las empresas, por ello una buena gestión tiene beneficios como:

• Mantener una buena relación con los proveedores
• Organizar las fechas de pago para administrar mejor el flujo de efectivo
• Reducir el riesgo de errores como falta de pago, o sobrepago
• Ahorro de dinero al no tener que pagar recargos o multas
• Posibilidad de renegociar las fechas de pago en caso de no poder pagar a tiempo

¿Cómo automatizar las cuentas por pagar?

La implementación de soluciones tecnológicas como un sistema ERP es de gran ayuda para gestionar el departamento de cuentas por pagar. Estos programas permiten organizar la información en una sola plataforma, clasificar a los proveedores, facturas, fechas de vencimiento y otros datos para gestionarlos en cuestión de minutos.

Además, los procesos automatizados de las cuentas por pagar ayudan a programar tareas repetitivas para que los encargados del departamento no tengan el riesgo de cometer errores, disminuya su carga administrativa y se enfoquen en tareas más importantes.

Consejos para el control de cuentas por pagar

Definir prioridades

Las empresas deben definir cuáles son los pagos prioritarios, ya sea por montos, por fechas o por el tipo de proveedor que se trate.

Definir objetivos

El departamento de cuentas por pagar debe plantearse objetivos como:

● Prevenir el fraude financiero
● Mejorar el puntaje de crédito
● Obtener mejores tratos y promociones
● Evitar multas o sanciones por pagos retrasados
● Asegurar una buena relación comercial con los proveedores

Llevar un registro de operaciones

Registrar las operaciones de la forma que mencionamos anteriormente, le ayudará al departamento a tener un mejor control y seguimiento de los procesos, a cotejar la cantidad de productos y asegurarse de que la relación con los proveedores sea buena.

Mantén una buena comunicación con proveedores

Esto te ayudará en caso de que la empresa no pueda cumplir puntualmente con el pago de una factura. Puedes renegociar la fecha, dar un anticipo o reestructurar la deuda. Lo importante es avisar anticipadamente al proveedor y negociar nuevas condiciones de pago.

Establece alertas de pagos

Contar con alertas y recordatorios ayudará al departamento de cuentas por pagar a llevar un mejor control, reduciendo al mínimo el riesgo de olvidar una fecha o monto de pago, pagar dos veces una factura o no pagarla, y tener que afrontar intereses o recargos.

Para todo lo anterior, existe una herramienta como lo es Salud Fiscal.

Salud Fiscal es una plataforma con módulos y funcionalidades automatizadas para ayudarte a llevar un mejor control de tu organización fiscal. Por ejemplo, el módulo Triple Match te ayudará a recibir y gestionar las facturas de tus proveedores, relacionarlas con órdenes de compra, registrarlas en el sistema contable de manera automática y así dar un mejor y puntual seguimiento.

Contáctanos a través del formulario, correo electrónico info@cimatic.com.mx o al teléfono 1500 0780 para conocer los módulos y funcionalidades que tenemos para ti. Con gusto te atenderemos. Esperamos que esta información te sea de utilidad y te ayude a llevar un mejor control de tus cuentas.