¿Qué es un folio fiscal y cuál es su función?

¿Qué un CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI o factura electrónica, es el único comprobante con validez para avalar una transacción comercial. En estos archivos se encuentra la descripción del servicio/producto adquirido, la fecha y hora, costo e impuestos correspondientes a la operación, entre otros datos.

Cuando se emite la factura electrónica se obtienen dos archivos, uno en formato PDF (que es la representación física del CFDI) y otro el XML, que es un lenguaje alfanumérico que es validado por el Servicio de Administración Tributaria y que contienen información confidencial tanto para el emisor como para el receptor de la factura.

Una vez validado, en el archivo en PDF verás datos como:

• Nombre y RFC del Emisor
• Nombre y RFC del Receptor
• Fecha, Lugar y Hora de Emisión
• Tipo de CFDI
• Folio Fiscal Digital

¿Qué es el folio fiscal?

El folio fiscal es el elemento que da validez a los CFDI. Es un identificador individual que consiste en una serie alfanumérica (números y letras) que sirve como clave única, la cual es generada de forma automática y aleatoria por el sistema del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o por el portal del SAT para asignarse a cada CFDI emitido.

Este folio es equivalente al concepto de UUID, es decir, el “Identificador Único Universal” y se encuentra representado en los CFDI bajo dichas siglas.

¿Dónde se encuentra el folio fiscal en una factura electrónica?

El folio fiscal se encuentra entre los datos del emisor, en el recuadro donde están los datos de identificación del comprobante fiscal en el archivo en PDF. En la cadena XML se encuentra reflejado con la clave UUID, que se compone de 32 dígitos hexadecimales que se muestran en cinco grupos separados por un guion.

¿Para qué sirve el folio fiscal?

La importancia del folio fiscal radica en que es información que permite verificar la validez de una factura, cancelarla o recuperarla del sistema del SAT, ya que es el principal requisito para localizar el CFDI.

Al ser una clave única, alfanumérica, aleatoria y, sobre todo, que indica la validez del comprobante fiscal ante el SAT, el folio fiscal se puede usar para evitar posibles fraudes con facturas falsas. Es decir, si desconfías de un proveedor, puedes buscar la factura mediante el folio para comprobar su autenticidad y su validez ante el SAT.

Las empresas que llevan el registro de las facturas de sus proveedores deben guardar los folios de cada CFDI, de modo que puedan llevar el control de cada comprobante recibido durante el mes, así como en todo el ejercicio fiscal para realizar sus declaraciones anuales y deducciones correspondientes.

Cancelación de facturas y folios fiscales relacionados

Ahora bien, los folios fiscales también son importantes para la cancelación de CFDI. De acuerdo con la reforma al Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) para el 2022, la cancelación de las facturas electrónicas se tendrá que realizar únicamente durante el ejercicio en el que se emitió el comprobante.

Con la versión 3.3 del CFDI, se realizaba la cancelación sin que el emisor se enterara, y sin dar detalles sobre la anulación. Sin embargo, para el CFDI 4,0 se realizó una gran modificación: el emisor de la factura debe indicar a su cliente la necesidad de cancelar una factura, así como la razón para hacerlo.

El emisor debe enviar la solicitud de facturación a través del portal del SAT, y el receptor debe aceptarla en el mismo medio. El SAT da un plazo de tres días hábiles para que el receptor apruebe la cancelación, pasado ese tiempo queda automáticamente cancelada ya que se considerará aceptada.

Ahora bien, en caso de ser necesario, se realizará la sustitución del comprobante con la clave “01 Comprobantes emitidos con errores con relación” y se tendrá que indicar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye para relacionarlos.

¿Cómo verificar el folio fiscal de mis facturas?

El SAT cuenta con una herramienta para verificar si el folio fiscal se encuentra registrado en su base de datos. Puedes acceder a ella en el portal oficial sat.gob.mx y capturar los siguientes datos:

• Folio fiscal
• RFC del emisor
• RFC del receptor
• Los dígitos de la imagen captcha

Y posteriormente debes dar clic en el botón “Verificar CFDI”. Con esto podrás ver el resultado de la validación e imprimirlo. De no encontrarse la factura, se indicará con el mensaje: “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria” y tendrás que tomar cartas en el asunto para obtener tu comprobante.

Como habrás comprobado, la importancia del folio fiscal es tal que te ayudará a corroborar la validez de tus facturas. Si aún no cuentas con una herramienta para llevar el control de tus finanzas, en Salud Fiscal encontrarás la solución que necesitas para la gestión de tu negocio. Conócelas navegando por nuestra página web o poniéndote en contacto con nosotros a través del formulario, correo electrónico info@cimatic.com.mx o al teléfono 1500 0780. Con gusto te atenderemos.